就業規則の作成義務について正確に把握していますか？
常時雇用する労働者が一定数に達すると、法律上、就業規則の作成と届出が義務付けられます。
そこで、本記事では、弁護士が就業規則の作成義務が発生する条件から、就業規則の作り方まで、企業が押さえておくべきポイントを分かりやすく解説します。
就業規則の作成義務がある場合
労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成する義務があります。
この「常時10人以上」という基準について、詳しく見ていきましょう。
「常時10人以上」の判断基準
「常時10人以上」とは、常態として10人以上の労働者を使用している状態を指します。
具体的には以下のポイントに注意が必要です。
まず、正社員だけでなく、パートやアルバイトも含む点に注意が必要です。
雇用形態に関わらず、すべての労働者をカウントします
また、就業規則は事業場単位が原則であるため、人数についても事業場単位で判断されるため、会社全体では10人を超えるが、各事業所では10人を超えない場合は、当該営業所では就業規則の作成義務はありません。
例えば、本社に15人、支店Aに8人、支店Bに12人の従業員がいる場合、本社と支店Bではそれぞれ就業規則の作成義務が発生します。
一方で、支店Aには義務がありません（ただし、実務上は全事業場で統一した就業規則を作成することが一般的です）。
参考 石川労働局労働基準局監督課 就業規則作成・届出に関するFAQ
作成義務違反の罰則
就業規則の作成義務や届出義務を怠った場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
さらに、労働トラブルが発生した際に企業側が不利な立場に立たされるリスクもあるため、適切な整備が不可欠です。
就業規則に必ず記載すべき事項（絶対的必要記載事項）
就業規則には、必ず記載しなければならない絶対的必要記載事項と、制度を設ける場合に記載が必要な相対的必要記載事項があります。
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項とは、労働時間、賃金、退職という労働契約の根幹について、どの会社においても必ず記載しなければならない事項をさします。
労働基準法第89条に定められた、絶対的必要記載事項は以下の通りです。
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇
- 賃金の決定、計算及び支払の方法、締切り及び支払の時期
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
なお、法令や労働協約に違反する規定である場合はその部分については無効となるため、必ず法令や労働協約に違反しない就業規則を作成しましょう（労働基準法92条）。
相対的必要記載事項
相対的必要的記載事項とは、一定の制度を設ける場合に記載が必要となる事項をさします。
したがって、一定の制度を設ける場合は、必ず記載が必要となります。
労基法89条に定められた相対的必要的記載事項は以下の通りです。
- 退職手当に関する事項
- 賞与、最低賃金額に関する事項
- 食費、作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰及び制裁に関する事項
- その他全労働者に適用される事項
例えば、賞与制度がある場合は支給基準や計算方法を、懲戒処分制度がある場合は懲戒事由と処分内容を明記する必要があります。
その他是労働者に適用される事項とは、列挙されている事項以外に、当該事業場の全労働者に適用される事項をさします。
就業規則の作成義務がある場合の手続きの流れ
次に、就業規則の作成から届出までの流れを、ステップごとに解説します。
就業規則の作成
まず、自社の実態に合わせた就業規則を作成します。
厚生労働省のモデル就業規則を参考にしながら、自社の労働条件や社内ルールを反映させます。
ポイントは以下の通りです。
- 労働基準法などの法令に違反しない内容にする
- 実際の運用と乖離がないようにする
- 従業員にとって分かりやすい表現を心がける
法律に違反する就業規則は、その部分につき無効となり、法律の規定が適用されるため、注意が必要です。
また、一旦就業規則を作成すると、就業規則を労働者に不利益に変更することに制限がかかる（労働契約法１０条）ため、慎重に作成する必要があります。
従業員代表からの意見聴取
就業規則を作成したら、次に従業員代表者から意見聴取をする必要があります。
この手続きは、就業規則作成の必須手続きです（労働基準法９０条１項）。
従業員代表者とは、労働者の過半数で組織する労働組合もしくは労働者の過半数を代表する者をさします。
従業員代表者は、管理監督者である者は禁止されています。
また、使用者のではなく、選挙などの民主的な手続きにより選任される必要があるので注意が必要です。
また、意見聴取は同意を得る必要はなく、意見を聴くだけで足ります。
ただし、反対意見があった場合でも、その意見を意見書に記載して届け出る必要があります。
労働基準監督署への届出
従業員代表者への意見聴取が終わったら、就業規則を所管の労働基準監督署に提出する必要があります。
この際、上記従業員代表者への意見聴取の結果を記載した意見書も併せて届出る必要があります。
なお、この意見書に、反対意見が書かれていても就業規則自体の効力に問題はないとされています。
従業員への周知
労働基準監督署への届出が完了したら、就業規則を従業員へ周知する必要があります（労基法１０６条）。
この周知の方法としては、①常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、備え付ける、②書面を労働者に交付する、③労働者が常時確認できるPCに、就業規則のデータファイルを保存する方法が考えられます（労基法規則５２条の２）。
まとめ
本記事では、就業規則の作成義務がある場合と変更手続きについて解説しました。
- 常時10人以上の労働者を使用する事業場には、就業規則の作成と届出義務がある
- 就業規則には、労働時間、賃金、退職に関する事項など、絶対的必要記載事項を必ず盛り込む必要がある
- 作成・変更時には、従業員代表からの意見聴取と労働基準監督署への届出が必須
就業規則は、企業と従業員の間のルールブックとして、労使関係の基盤となる重要な文書です。
労基法に違反しない内容にするだけでなく、実際の運用に即した内容にすることで、トラブルの予防にもつながります。
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